L' indexació és el procés mitjançant el qual
s'examinen ordenadament les dades i informes per seguidament elaborar un índex que ens faciliti la recerca d'informació i la ajuda a seleccionar amb major
exhaustivitat. Els índexs són llistes de termes que reflecteixen el contingut dels documents i através els quals es possible la recuperación de la informació.
EL procés d'indexació es porta a terme mitjançant tres etapes:
1) S' examina el contingut del document i es descriuen els punts fonamentals que són:
- formato
- títol
- autor
- a qui va dirigit
- l'objecte que persegueix
- dates
- resum
2) Es seleccionen els conceptes fonamentals i es tradueixen a termes d'indexació forman un llenguatge documental.
3) Es trien els termes que passaràn a formar part de la llista.
La indexació serà més senzilla i subjectiva quan menys termes hi hagin.
Els termes que es representen als indexs poden traduir-se a un vocabulari establert o poden estraerse directament del document, en aquest cas estariem parlant de les paraules clau.
Els termes triats per l'indexació han de cumplir les següents condicions:
- Exhaustivitat: han de apareixer a la llista tots els conceptes bàsics del document.
- Precisió: s'han d'evitar les paraules ambigües i genèriques.
- Pertinença: disciplina a l'hora de seleccionar els termes.
- Uniformitat: utilitzar les mateixes expresions per als mateixos conceptes per mantenir una coherència.
Pels onomàstics quan fan referència a noms de persones:
- Primer anirà el cognom i després el nom
- Es respetarà el llenguatge d'origen
- Les inicials es posposen
- Els cognoms amb guió es consideren un sol
- Les preposicions dels cognoms es posposen al nom
- Les particules de tractament també es posposen
- Es poden afegir dades i calificatius que aclareixen la seva identitat
- De forma directa sense inversió
- Abreviatures i siglas per evitar confusions
- La jurisdicció ha d'anar entre parentesis
- A l' idioma del centre
Per matèries:
- Ús del singular per noms incontables i plural pels contables
- Entrades directes, sense inversió
La norma ISO 5963 (1985) estableix les pautes que s'han de seguir a l'hora de fer una indexació.
Els index han de actualitzar-se i revisar-se periodicament. Aquesta revisió i actualització es realitza al voltant de tres termes:
Els termes desfasats es refereixen tant a conceptes que ja no existeixen, com a aquells que han perdut la seva especificitat i estàn representats en un altre terme.
Els termes que expresen nous conceptes ha de comprobar-se la seva exactitud.
Es important establir com s'escriuràn i triar una sola solució a les distintes solucions.
L'anomenat quadre de classificació és un instrument auxiliar de l'arxiu. Pot ser també denominat com a esquema de classificació, i que segons el consagrat autor Michael Roberge pot definir-se de la següent manera:" una estructura jeràrquica i lògica que reflecteix les funcions i les activitats d'una organització, funcions que generen la creació o la recepció de documents. Es tracta en suma d'un sistema que organitza intel·lectualment la informació i que permet situar els documents en les seves relacions els uns amb els altres per constituir això que es diu generalment expedients. El sistema de classificació és un modelador d'informació, irreemplaçable per un índex, per més sofisticar que sigui. Elaborat a partir de les funcions de l'organització, el sistema de classificació té igualment com a avantatges el normalitzar la denominació dels expedients. El requisit previ indispensable per a l'elaboració d'un sistema de classificació és el d'un perfecte coneixement de les funcions de l'organisme que genera els documents".
Serà en aquest quadre de classificació en el qual es reflecteixin:
- Les diferents categories que s'han comentat anteriorment (sèrie, subserie. secció...)
- Les diferents codificacions que se li han donar a cadascuna de les classes. Per exemple, "F" a les factures.
A més, l'arxiu ha d'explicar també amb un manual de procediment en el qual s'indicaran, a més dels criteris utilitzats per dur a terme les codificacions, les normes a seguir per a la consulta, la implementació de documents, l'expurgo, etc.
Cap comentari:
Publica un comentari a l'entrada