Alguns dels problemes que es presenten deriven del desconeixement de l'organització en la qual es treballa, per això és convenient tenir una visió de conjunt de l'entitat per poder situar la part del procés que un realitza en un context més general.
La falta de comunicació entre les diferents oficines propicia l'aparició de "illes d'informació", és a dir, àrees on es resol un assumpte de manera aïllada, sense tenir en compte on ha vingut ni on va a anar a continuació. La conseqüència és que en moltes ocasions es dupliquen documents, i es torna a fer treball ja fet.
Els documents no s'estructuren de manera normalitzada, presentant cadascun, encara quan serveixin per al mateix assumpte, formes diferents. Aquest fet dificulta la seva identificació i arxivat. Igual succeeix amb els processos, que de vegades s'improvisen i són subjectius.
Falta d'un responsable que coordini els procesos; falta d'espai per a l'arxiu, que es col·loca de qualsevol manera en qualsevol lloc, la qual cosa produeix gairebé sempre la dispersió de la documentació, el desordre i la pèrdua.
La inexistència de polítiques i la falta de procediments de les transferències, que es realitzen sense un calendari, sense cap control.
La solució de problemes passa pel rigor en el desenvolupament del treball, l'ordre i la neteja a cada moment i per l'observació estricta de les normes establertes. Aquestes normes han d'estar desenvolupades en manuals o catàlegs de procediment on es descrigui de forma detallada com realitzar cada pas i als catàlegs de documents on es detalla la seva estructura.
Cap comentari:
Publica un comentari a l'entrada