Qualsevol organització està en constant comunicació amb l'exterior- Això genera un gran volum de comunicacions i documents que molts cops caldrà conservar de forma accessible per als treballadors que n'hagin de fer ús.
Davant d'aquest volum de documents que s'han d'arxivar a l'empresa esdevé indispensable establir mecanismes de registre de tota la documentació de la qual disposa l'empresa així com la relació amb l'espai o lloc on es troba arxivada.
Tenir dissenyat un bon sistema d'arxivament que ens permeti la recuperació de documents quan la gestió de l'empresa ho requereix implica portar un registre de la documentació de manera que, en el moment en què calgui buscar un document o saber si aquest ha estat rebut o enviat, o entrat a registre puguem agilitar aquest procés.
El registre és un instrument de control sobre els documents. És el procés que implica fer anotacions, de manera ordenada, de la documentació enviada o rebuda per l'empresa, per donar-ne fe i facilitar-ne una cerca posterior. És un conjunt de camps que contenen les dades que pertanyen a una mateixa repetició d'entitat.
Davant d'aquest volum de documents que s'han d'arxivar a l'empresa esdevé indispensable establir mecanismes de registre de tota la documentació de la qual disposa l'empresa així com la relació amb l'espai o lloc on es troba arxivada.
Tenir dissenyat un bon sistema d'arxivament que ens permeti la recuperació de documents quan la gestió de l'empresa ho requereix implica portar un registre de la documentació de manera que, en el moment en què calgui buscar un document o saber si aquest ha estat rebut o enviat, o entrat a registre puguem agilitar aquest procés.
El registre és un instrument de control sobre els documents. És el procés que implica fer anotacions, de manera ordenada, de la documentació enviada o rebuda per l'empresa, per donar-ne fe i facilitar-ne una cerca posterior. És un conjunt de camps que contenen les dades que pertanyen a una mateixa repetició d'entitat.
Consisteix a anotar, documentar, tots els documents que l'organització genera o rep, assignant un identificador a cadascun d'ells i fent una breu descripció.
La seva finalitat és deixar constància de tots els documents capturats o creats, fins i tot d'aquells que no es conservaran o que s'enviaran a altres entitats o arxius.
Se assigna automàticament un nombre consecutiu (nombre de registre) que va de vegades usat com índex encara que el normal i pràctic és assignar-li a cada registre un camp clau per a la seua recerca.
Pot realitzar-se en qualsevol nivell del sistema documental; pot existir un registre general (como ocorre en l'Administració) comuna per a tota l'organització, però també existiran registres en les oficines (arxiu de gestió) per deixar constància de l'entrada d'un altre tipus de documents (actes, acords, memòries), així com en altres unitats (arxiu central, històric).
La descripció que es fan en aquest moment és molt breu, ha d'incloure els punts següents:
- Identificador únic del sistema.
- Data i hora de registre.
- Títol. descripció abreujada.
- Autor (persona o entitat) i remitent o destinatari.
En els arxius tradicionals el registre és un document apart, independent, amb forma de llibre apaisat; en els registres automatitzats forma la mateixa part del sistema.
Entre els llibres més habituals a les organitzacions hi trobem el registre general d'entrada (pot haver-n'hi un d'específic per a correspondència o incloure qualsevol tipus de document que arriba a l'empresa) i també el de registre de factures.
Cap comentari:
Publica un comentari a l'entrada