En un entorn automatitzat la conservació de la informació ha d'anar dirigida en dos sentits, d'una banda en la conservació dels suports que la contenen i d'altra banda en el manteniment de la informació mateixa.
Un dels majors problemes que presenten els documents electrònics a l'hora de la seva conservació és el suport:
- Les condicions ambientals: són més estrictes que les del paper o el microfilm.
- La durada del suport: és infinitament menor que la del paper (pensi's en la durada del disquet per exemple, enfront del paper).
- L'obsolescència dels equips: la ràpida evolució de les tecnologies de la informació fa que aquests suports canviïn amb gran velocitat i freqüència i que el nou sigui vell de seguida.
Una dels principals riscos de la utilització d'agendes electròniques, telèfons mòbils o ordinadors portàtils és la facilitat d'aquests aparells per ser perduts o robats. Succeeix el mateix amb els sistemes d'emmagatzematge digital com els discos durs portàtils i les memòries USB. Especialment aquestes darreres es perden molt fàcilment.
En general, en l'ús de memòries USB cal seguir les següents recomanacions:
- Utilitzar contrasenyes per dificultar l'accés de terceres persones a la informació.
- Canviar les contrasenyes periòdicament, sobretot quan és possible que algú les conegui.
- Xifrar la informació sensible, com ara les dades personals.
- Portar sempre la memòria a sobre, no deixar-la en maletes o facturar-la.
- No inserir els dispositius en equips de tercers, si no és imprescindible. Si s'ha de fer, utilitzar sempre eines antivirus.
- Destinar cada unitat extraïble a una sola finalitat.
- Establir polítiques d'ús d'aquests dispositius.
- Deshabilitar l'autoexecució de software.
- Eliminar la informació del dispositiu, tan bon punt deixi de ser útil.
- Fer, periòdicament, còpies de seguretat de la informació continguda en aquests mitjans, especialment si el risc de pèrdua o robatori és gran (per exemple, quan es fan viatges). Molts d'aquests mitjans disposen de progamari de sincronització amb l'ordinador, fet que facilita la transmissió de dades entre ells.
- Evitar emmagatzemar-hi informació sensible per a l'empresa, de manera que ens assegurem que un desconegut no hi podrà tenir accés si perdem o ens roben el mitjà.
Els equips canvien la seva tecnologia i resulta impossible accedir als documents. Una bona estratègia de conservació ha de realitzar les migracions oportunes a nous programes, crear programes d'emulació o conservar la tecnologia que va produir els documents.
Per al manteniment de la informació serà necessari realitzar periòdicament còpies de seguretat (backup) dels arxius que van generant, o bé fer-ho al final de sessions en les quals s'hagi manejat un volum important de dades de treball. S'evitaran així pèrdues irreparables de documents, temps i treball emprat. Poden fer-ser sobretot el sistema o una part, sobre el disc dur complet o sobre una sèrie de dades .
Aquestes còpies s'emmagatzemen en el servidor, però per augmentar la seguretat pot realitzar-se una altra més en memòries externes que hauran de guardar-se en les correctes condicions ambientals, sota clau i sota la custòdia d'un responsable.
Es poden crear arxius de referència, Reference Archive, que són la transposició dels documents electrònics a microfilm per a la seva conservació segura o la seva fixació en forma d'imatge digital.
S'ha vist ja que una de les característiques de la informació electrònica és la seva falta d'integritat, és a dir, és fàcilment manipulable, en guardar un document amb el qual s'ha estat treballant cal fer-ho en la seva mateixa extensió, en el mateix format, per evitar canvis en la seva estructura i pèrdues parcials d'informació. Això mateix també succeeix quan es traspassen d'un suport a un altre, per la qual cossa no convé fer-ho freqüentment i és necessari acarar els resultats.
Un altre punt molt important és la ubicació, guardar els documents adequadament, en l'arxiu i carpeta que els correspon, assegurant-se que se'ls adjudiquen els identificadors corresponents que permetran reconèxer-los. Si es treballa amb documents penjants xarxa assignar-los identificadors permanents que confirmin la seva disponibilitat.
Cap comentari:
Publica un comentari a l'entrada