2.3 Sistemes d'ordenació

A l'hora d'ordenar s'han d'establir una sèrie de criteris, aquests criteris generalment es basen en dates, noms i nombres.

Alfabètic:

Aquest sistema d'ordenació consisteix en agafar una paraula del document, generalment un nom, i es segueix la sequència alfabètica. Per exemple en documents personals, es prenen els cognoms i s'ordenen seguint l'ordre de l'alfabet.

Cronològic:

L'ordenació cronològica es basa en un element present en pràcticament qualsevol document, la seva data. Aquest mètode d'ordenació consisteix en ajuntar els que pertanyen al mateix any, dins del  any el mateix mes, i  dins el mateix dia. En el cas que falti el dia en el document, es col·locarà al final del mes i en el cas que falti el mes es col·locarà al final de l'any.

Posarem un exemple amb una fotografía d'un arxiu informàtic.

Numèric:

Aquest tipus d'ordenació respón habitualment a un sistema de codis que permeten identificar inequívocament un document concret. És el sistema més utilitzat en les tasques més vinculades a la comptabilitat i les tasques administratives. Consisteix en agafar com a referència un número del documet i ordenar-ho seguint la seva seqüència .

Per exemple, el nombre assignat a una factura o un rebut, el nombre d'un expedient, el nombre de registre d'entrada o sortida de la correspondència, etc.

Mixt o alfanumèric:

El sistema d'arxiu alfanumèric utilitza una combinació de noms (normalment el nom d'una persona ) i dígits.  Exemple un contracte de prestació de serveis que la seva ordenació es basa en l'any de celebració del contracte i el nom del contractista.

L'ordenació es realitza en diversos nivells. Els documents dins dels expedients segueixen un ordre de tramitació, aquests dins de les sèries i les sèries segueixen una jerarquia.

La ordenacion interna es fa seguint un procediment, ha de ser coherent i cronològic, del document més antic al més recent.

 Aquests documents s'identificaran amb: 

• el nom de l'oficina
•  la data d'inici/finalització
•  el resum del contingut 
•  el nombre de documents que conté
•  el codi del quadre de classificació i nom de sèrie
•  la signatura d'instal·lació.

Tots els documents s'hauràn de guardar en carpetes i es farà una copia de seguretat.

Quan els expedients han conclòs es guarden en caixes, aquestes s'identifiquen amb el nom de l'oficina, el codi de classificació el nom del nivell, i l'any/us.


Si vols saber com organitzar els teus arxius físics visita el següent enllaç:

https://www.youtube.com/watch?v=k2RanGzTtWU