2.4 Instal·lació

Es el procès d’ubicar els documents físics, amb la finalitat de protegir-los dels agents externs com: la pols, la humitat, la llum...  mitjançant unitats de instalació per assegurar la integritat  i la localització de la informació que contenen els documets.

Els dipòsits on se situïn els arxius han de disposar d'una bona ventilació, humitat i temperatura per evitar el deteriorament del material i unes bones mesures de seguretat.

A les oficines, el mobiliari o  útils utilitzats en la custòdia dels documents, han d'estar dissenyats acordes al treball que es realitza i a la freqüència d'ús, és a dir han de ser pràctics.

Els arxivadors de carpetes suspeses són els més comuns a les oficines. Les carpetes estan  penjades sobre dues varetes, amb visors i lenguetes horitzontals o verticals que sobresurten i on es col·loca el nom del nivell de classificació que correspon a l'expedient.

Els planers o portaplànols s'utilitzen per guardar plànols, material grafic o altres tipus, que a causa de la seva naturalesa no poden ser arxivats horitzontalment ni doblegar-se. Aquest tipus de material pot ser guardat també en portatubs. Les cintes, discos magnètics i optics necessiten caixes de plàstic.

Per  aquells expedients que es volen tenir a prop mentre estem treballant, es poden fer servir bastidors o miniarxivadors de sobretaula.

També es necessiten carpetes de cartró amb lenguetes, camises i guardes per agrupar documents relacionats  d'un mateix expedient, carpetes d'anelles i caixes d'arxiu.

Les caixes d'arxiu són les unitats d'instal·lació definitives, varien de dimensió segons el document. Han de ser de cartró antiàcid, resistent i amb un costat abatible per poder introduir els documents. Les dimensions han de ser lleugerament més grans que els documents per evitar que els fulls es dobleguin.

En una oficina també han d'haver-hi  prestatgeries per col·locar caixes, llibres i manuals d'oficina.

La instal·lació del material informàtic comporta dos problemes:

• S'han de mantenir els suports, la seva vida és menor que en paper (de 5 a 40 anys) i la seva manipulació més delicada.

• Cal consevar la informació, aquest és el major problema, ja que la tecnología va canviant constantment i el suport on ha estat guardada la informació queda obsoleta.