Cada document de l'arxiu rebrà un "nom" o, com se li domina des del punt de vista arxivístic, un "índex". Aquest índex pot ser de diverses classes, però ha de complir amb unes característiques mínimes, com són:
- Que sigui senzill d'ordenar.
- Que reflecteixi el tipus de document que es tracta.
- Que reflecteixi el lloc ocupat en l'ordenació. que eviti els duplicats, és a dir, que cadascun dels índexs ha de ser únic.
Com hem dit, hi ha diferents sistemes d'indexació. Els més habituals són els següents:
- Sistema alfanumèric, que li assignen una lletra a cada classe, i dins d'aquesta classe, nombres correlatius per a l'ordenació.
- Sistema alfabètic, que es compon només de lletres. Pot utilitzar-se el nom sencer del document o alguna lletra significativa que ho indiqui. Dins d'aquestes lletres majúscules, s'utilitzaran les minúscules.
- Sistema numèric, que es compon únicament de nombres, assenyalant l'ordre amb punt o guió.
Normalment, aquests índexs necessiten d'instruments de suport per entendre'ls. Per exemple, si com en el cas del sistema numèric veiem que necessitem el document 1.2, a simple vista no compleix la característica de comprensible. Per solucionar això, haurem de tirar mans del quadre de classificació.
Pel que fa a l'actualització dels índexs, un calendari marcat per personal especialitzat ens dirà quan ha de dur-se a terme aquestes actualitzacions i unes normes de procediment ens indicaran la forma de fer-ho. Aquesta actualització periòdica és necessària ja que poden aparèixer imprevists com: canviar les classes, sorgir problemes d'espai i emmagatzematge que afectin a la indicació, per detectar fallades en la codificació, etc.
La actualització de registres entra en dos categories:
La actualització de registres entra en dos categories:
- L'actualització canvia el valor del camp clau: aquesta classe d'actualització pot portar amb si un reacomodament de l'arxiu d'índexs, així com del de dades. Conceputalment, la forma més fàcil de concebre aquesta classe de canvi és com una eliminació seguida d'una adició. Pot implantar-se aquest mètode d'eliminar i agregar, i donar a l'usuari del programa la impressió que simplement està canviant un registre.
- L'actualització no afecta el camp de la clau: no requereix un reacomodament de l'arxiu d'índexs, però bé pot implicar un reacomodament de l'arxiu de dades. Si la grandària del registre no canvia, o si disminueix per l'actualització, el registre pot descriure's directament a l'espai que tenia, però si augmenta per l'actualització, s'haurà de trobar una nova entrada per al registre. En l'últim cas, l'adreça d'inici del registre reescrit ha de reemplaçar l'adreça antiga en el camp dist_bytes, del registre d'índex corresponent.
Operació dels registres indexats:
Cap comentari:
Publica un comentari a l'entrada