El cicle de vida d'un document és el conjunt d'etapes compreses entre el moment de la seva creació i el de la seva destrucció.
- La creació del document: és la primera etapa, l'origen.
- La classificació, ordenació i utilització dels documents: si el poseïdor final del document no és qui l'ha originat, aquesta etapa s'inicia un cop aquell el rep. Una classificació i ordenació apropiades dels documents rebuts permetrà, després, treballar amb ells de manera òptima.
- L'arxivament i conservació.
- La transferència: quan la freqüència d'ús dels documents disminueix, aquests es transfereixen a noves localitzacions on s'accedeix menys. Això es fa amb l'objectiu d'agilitar la cerca dels documents que sí que tenen un ús més freqüent.
- L'eliminació: Quan la documentació ja no aporta pràcticament cap valor, s'elimina per estalviar en costos.
Seguint el criteri del cicle de vida ens trobem els tipus d'arxius següents:
Actius:
Semiactius:
Actius:
- Arxiu d'oficina o de gestió: aquí neixen o es reben els documents i on romanen mentre dura el seu tràmit o el seu ús, però no més de cinc anys per regla general, quan han de passar per la fase següent per evitar acumulació i el col·lapse en l'oficina. Per poder passar a la següent fase s'ha de fer la relació de lliurament que és un document en el qual s'especifica què documents es remeten a la següent fase. Es redacta per duplicat, una còpia per a l'arxiu d'oficina i una altra per a la central, qui ha de fer les comprovacions oportunes i retornarla còpia sellada i signada. En aquesta còpia ha de constar:
- Capçalera: arxiu remitent, tipus documental, funció, data i registre general.
- Identificació dels documents transferits: dades de caixa, el seu nombre, contingut.
- Diligències de lliurament i recepció.
Semiactius:
- Arxiu central: rep els documents en l¡arxiu d'oficina, les sèries documentals. Romanen aquí aproximadament durant 10 anys. Les seves funcions són:
- Identidicar: és pròpia i exclusiva d'aquesta fase.
- Valorar.
- Descriure.
- Conservar les sèries.
Inactiva:
- Arxiu intermedi: temps de permanència 15 anys; els documents amb prou feines tenen un ús administratiu i comença a prevaler el seu valor històric sobre la gestió. La seva tasca específica és la selecció, determinar què documents han de ser eliminats i quins han de ser conservats.
- Arxiu històric: la finalitat d'aquesta fase és la conversa permanent dels documents per a la recerca i difusió cultural.
Cap comentari:
Publica un comentari a l'entrada