El volum d’informació i de documentació que arriba a
les empreses es cada vegada més gran. Independentment de la seva mida o
actualitat, es reben, creen, tramiten i processen grans quantitats de documents i projectes. Les dades i la informació
continguda en ells ha de ser guardada
correctament, d’aquesta manera, quan la necessitem, sabrem on trobar-la.
A aquest procés és al que denominem arxivar.
A aquest procés és al que denominem arxivar.
Els arxius han de ser senzills de manipular per que qualsevol persona que necessiti accedir a la informació depositada en ells, pugui trobar-la ràpidament.
El procès d’arxivar es utilitzat desde les persones físiques per ordenar els seus documents importants, fins a les empreses privades i organísmes públics.
L'accés als arxius i als documents ha de ser regulat per part de les organitzacions , tant en els quals es refereixen a l'accés físic als locals i equips com a l'accés intel·lectual, al contingut dels documets, en relació als membres de la pròpia organització com a les persones alienes a ella.
Delimitar l'accés té com a fi assegurar la integritat dels documents i evitar que les dades circulin lliurament. Moltes vegades es custodien dades de gran importàcia comercial, social, política o económica.
Cap comentari:
Publica un comentari a l'entrada