Per garantir la correcta organització i conservació dels documents d'arxiu, i que faciliti l'accés i el seu ús han d'aplicar-se unes tècniques que constitueixen el tractament arxivístic.
Aquest tractament inclou:
- Classificació: Consisteix en agrupar els documents en classes o conjunts, de manera jeràrquica d'acord amb una estructura que reflecteixi les activitats i funcions de l'organització productora dels fons.
- Ordenació: És una tasca material a la qual es relacionen uns documents amb altres d'acord a un criteri establert prèviament, que pot ser la data, noms i números.
- Indexació: La indexació és una activitat integrada per procediments dirigits a desglossar, desxifrar, analitzar i resumir el contingut dels documents amb l'objectiu de fer possible l'emmagatzematge, recuperació, accés i difusió de la informació facilitant la seva recuperació.
- Instal·lació de documents: És la tasca material d'ubicar els documents físicament al lloc don es custodiaran mitjançant les unitats d'instal·lació, que els protegeixen dels agents nocius: pols, humitat, llum... La finalitat és assegurar la seva integritat física i la de la informació que contenen, proporcionant un accés segur.
Cap comentari:
Publica un comentari a l'entrada