La classificació constitueix la base del sistema d’arxiu
empresarial.
Sense classificació, les dades i les informacions sobre l’empresa
serien difícilment interpretables; no sabríem què té l’empresa ni quines son
les seves necessitats.
La classificació documental és una tècnica per a la
identificació i el reagrupament sistemàtic de les dades i de les informacions
similars, segons les característiques comunes que poden ser diferenciades.
Els sistemes de classificació que es poden aplicar son tres:
- Classificació funcional: Els documents s’agrupen segons les funcions de l’entitat. La nota comú a tots els documents d’una mateixa classe és que son el resultat de una mateixa activitat, que alhora es reuniran en una classe més gran i així successivament.
- Classificació orgànica: Es creen classes d’acord amb les divisions administratives de l’entitat, amb la seva estructura orgànica.
- Classificació per matèries: Segons el contingut dels documents. No deriva directament de l’entitat, és més subjectiva.
L'elecció del sistema ha de ser:
- El més estable possible, de manera que la classificació donada la fons perduri en el temps.
- Objectiu, és a dir, que la classificació no depengui tant de la percepció que la persona encarregada de l'arxiu pugui tenir com més d'aspectes inequívocs.
La més convenient serà la funcional ja que pot canviar l'organització de l'empresa però canviar la seva activitat és més difícil.
El quadre de classificació és una estructura jeràrquica i lògica que reflecteix les funcions i activitats d'una organització. És el marc dins del qual s'organitzen els documents, es veuen les relacions entre ells, permeten normalitzar la denominació donada a cadascun i permet la seva localització. Per la seva realització és indispensable tenir un coneixement de l'organització que reflecteix, conèixer la seva estructura, els seus fins.
La codificació és l'assignació de lletres o números o una combinació de les dos per a cada nivell de la classificació.
La finalitat d'aquest codi és identificar el nivell de classificació de cada sèrie, posant de manifest la jerarquia i substituir en el darrer extrem, al títol de la sèrie.
Es col·loquen a l'esquerra de la denominació i cada signe se separa del següent per un punt.
Tipus de codificació
- Alfabètica: Fa servir les lletres de l'abecedari seguint la seva seqüència
- A
- A.a.
- A.a.a.
- A.a.b.
- Numèrica: Fa servir els números en la seva seqüència natural
- 1
- 1.1
- 1.2
- 1.2.1
- Alfanumèrica: Combina números amb lletres
- 1
- 1.A
- 1.B
- 1.B.1
- 1.B.2
Exemple:
- Identificar l'expedient al que pertany el document si ja existeix o obrir-ne un de nou
- Identificar la sèrie a la qual pertany
- Buscar la subsèrie a la que s'enquadra
- Anotar la classificació resultant, el codi i nom que li correspon i escriure-ho a la part superior dreta de la carpeta a llàpis i precedit de l'abreviatura ref.
Quan es treballa en entorns ofimàtics i el document és virtual s'arxiva en els directoris de l'ordinador, en carpetes i subcarpetes que faran servir la codificació i els noms de les sèries i subsèries del quadre.
Elements auxiliars del quadre
El quadre es podrà completar amb taules auxiliars que realitzen noves divisions més específiques i concretes en les sèries, subsèries i resta de nivells.
- Específiques: Només s'apliquen a un nivell, a una sèrie o subsèries del quadre, apareixen al començament del nivell en el qual s'apliquen
- Comunes: Perquè es poden aplicar a tots els nivells; són llistes ordenades que apareixen després del quadre
- Nominals: Formades per nombres que identifiquen persones, organismes, llocs...
- Uniformes: Per identificar tipus de documentació, correspondència, memòries...
Es mostren al quadre amb les lletres:
- E= Específiques
- N= Nominals
- U= Uniformes
I es posen davant al codi de classificació, p.ex:
- 2
- N1.
- N1.2
- N1.3
