Les fases d'arxiu per les quals passen els documents generats per un organisme o institució constitueixen un bloc unitari des que neixen en l'oficina fins que, al final, ingressen en un arxiu històric.
Les fases són
quatre:
- Arxiu d'oficina
- Arxiu central
- Arxiu intermedi
- Arxiu històric
Aquestes quatre
fases formen part d'un mateix procés arxivístic i, en cadascuna d'elles varien
el valor dels documents, el tractament que reben i el servei que presten.
El flux constant de
documents entre una i una altra fases constitueix un sistema arxivístic. Els
terminis de transferència han de respectar-se en la mesura del possible amb la
finalitat d'evitar l'aglomeració de documents en les oficines, a les quals cal
descarregar d'aquells que no són d'ús freqüent per part del gestor.
El funcionament de
les dues primeres fases, Oficina i Central, influeix en les altres dues de
manera decisiva, ja que si els documents estan correctament creats,
classificats i transferits des de les oficines, el treball dels arxivers en la
resta de les fases d'arxiu es podràs dedicar més a l'anàlisi i valoració de
sèries, a l'expurgo –si escau- i a la conservació dels documents.
El tractament
arxivístic en la fase d'arxiu d'oficina
L'arxiu d'oficina
està format per aquells documents que s'estan tramitant o bé que són d'ús
freqüent per part dels gestors de la documentació.
Aquests documents
posseeixen plena vigència jurídica i administrativa i la seva permanència en
les diverses unitats administratives no ha de superar els cinc anys des de la
seva tramitació, excepte excepcions. Els documents d'aquesta fase serveixen per
donar testimoniatge, oferir informació i, a més, posseeixen un valor històric
potencial.
L'arxiu d'oficina
respon a l'exigència de trobar la informació que es busca en un termini de
temps oportú, per a això és necessari conèixer amb precisió els documents que
es posseeixen, alguna cosa impossible si el que es té no està organitzat de
manera apropiada.
En primer lloc, en
cada lloc de treball només haurien d'estar presents els expedients de
tramitació, individualitzats per mitjà de capetillas que, al seu torn poden
guardar-se en un sistema de carpetes o en prestatgeries.
Tractar
adequadament l'arxiu d'oficina requereix l'ocupació de tècniques en funció del
volum tractat: es tracta de tot un servei, departament o divisió
administrativa.
Per començar és
important realitzar un esquema lògic i ordenat dels diferents elements que
componen el servei, considerant sempre les activitats pròpies del mateix, és a
dir, les tasques realitzades quotidianament.
El tractament
arxivístic consisteix en un conjunt d'operacions i tasques que s'apliquen als
documents en cadascuna de les seves edats i que té per objecte la seva
conservació, la seva organització i fer-los ràpidament accessibles i útils.
Les principals
funcions en el tractament arxivístic són:
- Identificació, que condueix al coneixement de l'òrgan i les unitats administratives que han produït els documents, a més dels tipus documentals produïts.
- Classificació, mitjançant la qual els documents produïts i rebuts per una determinada unitat administrativa se separen, formant conjunts orgànics de documents corresponents a les activitats desenvolupades per aquesta oficina.
- Ordenació, que consisteix a col·locar els documents dins de les seves sèries i del seu fons d'acord a un ordre convingut. Els tipus d'ordenació són: la cronològica, l'alfabètica i la numèrica.
- Descripció, on es reflecteixen els resultats de les operacions anteriors en els instruments de control i informació. Convé realitzar la descripció mitjançant inventari, que consisteix a descriure la documentació mitjançant certs elements, amb la finalitat de conèixer el seu contingut i la seva localització física. Els elements que formen part de la fitxa són:
- Les dates límit de l'expedient (any del seu inici i any de la seva finalització)
- Una entrada descriptiva breu i concisa, que serveixi per conèixer el contingut de cada expedient
- Els dígits corresponents al quadre de classificació i denominació de la sèrie.
- La signatura de l'arxiu, és a dir, el nombre de la caixa on s'arxiva el document i el nombre d'aquest document dins de la caixa.
Aquest sistema
posseeix considerables avantatges, com la rapidesa de cerca de documents, que
estan col·locats en un ordre lògic i la reducció al mínim de les possibilitats
d'error quan es busca i es retorna un expedient al seu lloc corresponent.
