INDEX

TEMA 1. ELS ARXIUS, PÚBLICS I PRIVATS

1.1.  Introducció

1.2.  Concepte d’arxiu

1.3.  Concepte de document

1.4.  El cicle vital dels documents

1.5.  Classes d’arxius

1.6.  Els documents electrònics

1.7.  Gestió d’arxius o gestió de documents

TEMA 2. TÈCNIQUES D’ARXIU

1.   

2.   

2.1.  Introducció

2.2.  Sistemes de classificació

2.3.  Sistemes d’ordenació

2.4.  Instal·lació

2.5.  El registre

2.6.  Problemes d’organització

TEMA 3. RECUPERACIÓ DE LA INFORMACIÓ

1.   

2.   

3.   

3.1.  Introducció

3.2.  Recuperacióde la informació

3.3.  Instrumentsde descripció

3.4.  Elsíndex: actualització

3.5.  Laindexació automatitzada

TEMA 4. L’ACCÉS ALS ARXIUS

1.   

2.   

3.   

4.   

4.1.  Introducció

4.2.  L’accés físic als arxius

4.3.  L’accés a la informació

4.4.  Mesures de conservació i integritat de la informació electrònica

4.5.  Normes vigents en matèria de protecció de dades. Les cookies.

4.6.  Salvaguarda dels drets d’autor. Creative Commons.

4.7.  Emmagatzematge al núvol o Cloud storage

TEMA 5. OPTIMITZACIÓ BÀSICA D’UN SISTEMA D’ARXIU ELECTRÒNIC

1.   

2.   

3.   

4.   

5.   

5.1.  Introducció

5.2.  Sistemes d’arxiu electrònic

5.3.  Elsequips informàtics

5.4.  Sistemes operatius

5.5.  Xarxes locals

5.6.  Mesures de seguretat

5.7.  Equips de reproducció

TEMA 6. GESTORS DE BASES DE DADES

1.   

2.   

3.   

4.   

5.   

6.   

6.1.  Introducció

6.2.  Bases de dades

6.3.  Manteniment de la informació

6.4.  Cerca i recuperació de la informació

6.5.  Interrelació amb altres aplicacions

BIBLIOGRAFIA

1.1 Introducció

El volum d’informació i de documentació que arriba a les empreses es cada vegada més gran. Independentment de la seva mida o actualitat, es reben, creen, tramiten i processen grans quantitats  de documents i projectes. Les dades i la informació continguda en ells ha de ser guardada  correctament, d’aquesta manera, quan la necessitem, sabrem on trobar-la.

A aquest procés és al que denominem arxivar.

Els arxius han de ser senzills de manipular per que qualsevol persona que necessiti accedir a  la informació depositada en ells, pugui trobar-la ràpidament.

El procès d’arxivar es utilitzat desde les persones físiques per ordenar els seus documents importants, fins a les empreses privades i organísmes públics.

L'accés als arxius i als documents ha de ser regulat per part de les organitzacions , tant en els quals es refereixen a l'accés físic als locals i equips com a l'accés intel·lectual, al contingut dels documets, en relació als membres de la pròpia organització com a les persones alienes a ella.

Delimitar l'accés té com a fi assegurar la integritat dels documents i evitar que les dades circulin lliurament. Moltes vegades es custodien dades de gran importàcia comercial, social, política o económica.

1.2 Concepte d'arxiu

Quan parlem d'arxiu hem de tenir present tres conceptes:

• Tenint en compte el seu contingut, un arxiu es el conjunt de documents que una persona física o jurídica, pública o privada produeix com a conseqüència de les seves funcions o activitas.
• Si parlem de continent, un arxiu es la institució que conserva, ordena i tracta els documents.
• Si fem referència al lloc físic estariem parlan de l'edifici o part de l'edifici on els documents son conservats i servits, o el que es el mateix, depósit on es guarden els documetns.

Les característiques d'un arxiu són:

• Estàn formats per un conjunt documental, mai una colecció.
• Estàn prodüits per una persona física o jurídica.
• Els arxius estàn dissenyats per satisfer les necessitats administratives, de gestió o presa de decisions.
• Han de consevar els documents de manera orgànica, respectant l'ordre en que han sigut creats.
• Els arxius han de ser senzills de manipular per que qualsevol persona que necessiti accedir a  la informació depositada en ells, pugui trobar-la ràpidament.

La missió d'un arxiu es:

si t'interessa el món dels arxius i vols tenir més informació  visita el següent enllaç:

https://es.wikipedia.org/wiki/Archivo_de_documentos

1.3 Concepte de document

Un document es la proba o testimoni material d'un fet o acte que una persona física o jurídica de caràcter públic o privat, realitza com a conseqüència de l'exercici de les seves activitats, funcions o tràmits. ELs documents poden ser originals, copies o duplicats, i han especificar  la data  el lloc i l'assumpte pel qual van ser creats.

La informació que conté un document pot estar plasmada en qualsevol suport material o informàtic ( DIN 4, CD, DVD, Disc dur...) amb l'objectiu de conservar-lo en el temps. Segons el suport del document ocuparà un espai o un altre, si es tracta de paper parlarem de volúms o metres lineals, i si es tracta d'arxius electrónics parlarem de megas.

Els documents estan formats pel la informació que conté, el suport i el registre que es la manera de com ha estat fixada la informació. Tenen una serie de peculiaritats que els fan únics:

• Es fan un a un constituint series.
• Es produeixen dins de la activitat natural del seu productor.
• La seva informació es única.
• El seu sentit ve donat per la pertinença a un conjunt.

Segons la forma de transmetre la informació , els documents poden ser:

1.4 El cicle vital dels documents

El cicle de vida d'un document és el conjunt d'etapes compreses entre el moment de la seva creació i el de la seva destrucció. 

1. La creació del document: és la primera etapa, l'origen.
2. La classificació, ordenació i utilització dels documents: si el poseïdor final del document no és qui l'ha originat, aquesta etapa s'inicia un cop aquell el rep. Una classificació i ordenació apropiades dels documents rebuts permetrà, després, treballar amb ells de manera òptima. 
3. L'arxivament i conservació.
4. La transferència: quan la freqüència d'ús dels documents disminueix, aquests es transfereixen a noves localitzacions on s'accedeix menys. Això es fa amb l'objectiu d'agilitar la cerca dels documents que sí que tenen un ús més freqüent.
5. L'eliminació: Quan la documentació ja no aporta pràcticament cap valor, s'elimina per estalviar en costos.

Seguint el criteri del cicle de vida ens trobem els tipus d'arxius següents:

Actius: 

• Arxiu d'oficina o de gestió: aquí neixen o es reben els documents i on romanen mentre dura el seu tràmit o el seu ús, però no més de cinc anys per regla general, quan han de passar per la fase següent per evitar acumulació i el col·lapse en l'oficina. Per poder passar a la següent fase s'ha de fer la relació de lliurament que és un document en el qual s'especifica què documents es remeten a la següent fase. Es redacta per duplicat, una còpia per a l'arxiu d'oficina i una altra per a la central, qui ha de fer les comprovacions oportunes i retornarla còpia  sellada i signada. En aquesta còpia ha de constar:
• Capçalera: arxiu remitent, tipus documental, funció, data i registre general.
• Identificació dels documents transferits: dades de caixa, el seu nombre, contingut.
• Diligències de lliurament i recepció. 

Semiactius:

• Arxiu central: rep els documents en l¡arxiu d'oficina, les sèries documentals. Romanen aquí aproximadament durant 10 anys. Les seves funcions són:
• Identidicar: és pròpia i exclusiva d'aquesta fase.
• Valorar.
• Descriure.
• Conservar les sèries.

Inactiva:

• Arxiu intermedi: temps de permanència 15 anys; els documents amb prou feines tenen un ús administratiu i comença a prevaler el seu valor històric sobre la gestió. La seva tasca específica és la selecció, determinar què documents han de ser eliminats i quins han de ser conservats.
• Arxiu històric: la finalitat d'aquesta fase és la conversa permanent dels documents per a la recerca i difusió cultural.

Els arxiu intermedi i històric es poden unificar.  

1.5 Tipus d'arxius

Un dels elements que defineixen els documents és el productor, el seu autor. 

Depenent de qui sigui el seu productor, els arxius poden classificar-se en:

• Privats: provenen de persones jurídiques privades, és a dir, són conjunts de documents generats tant per empreses com per esglésies, partits polítics, associacions i també per famílies o persones.
• Públics: pertanyen a un servei públic, depenen d'institucions enquadrades dins del Dret Públic. Els seus documents són generats per l'Administració en l'exercici de la seva funció.

Els uns i els altres formaran amb el temps part del Patrimoni Documental, però mentre els públics, estan perfectament reglamentats en quant a organització i terminis en la legislació nacional i en les respectives autonòmiques, els privats manquen d'una normalització i la seva organització és particular en cada cas.

La necessitat d'unificar criteris d'actuació tant en l'àmbit públic, però sobretot en el privant, ha donat com resultat l'aparició de les normas ISO 15489-1 i 15489-2, un intent de sistematitzar principis i mètodes de treball, establint procediments que inclouen què documents han de ser creats, amb quina forma, como descriure'ls, recuperar-los, identificar-los... Tot i això dins d'un context adequat a la societat actual, amb referències especifiques als documents electrònics i les seves peculiaritats. 

Un altre element que defineixen els documents és el seu format:

• Arxiu tradicional: són aquells en el que els seus documents es troben en suport de paper.
• Arxiu digital: són aquells en el que els seus documents es troben en format digital, ja sigui perquè han nascut d'aquesta forma o perque han sigut posteriorment digitalitzats.
• Arxius híbrids: és una barreja dels dos anteriors, és a dir, documents en format tradicional o física amb documents en format digital. 

1.6 Els documents electrònics

Un document electrònic és un document enregistrat de forma electrònica.

Avantatges:

• estalvi d'espai
• accés múltiple
• ràpid

Inconvenients:

• La informació pot ésser manipulada si no s'ha tingut cura alhora de guardar-ho/modificar-ho o al canviar-ho de format
• No pot llegir-se directament, és necessari un software i un hardware
• Alhora de guardar-ho pot plantejar problemes degut a la ràpida evolució (per ex. discketeres que ja no es fan servir, cintes vhs...)

Característiques que ha de tenir un document electrònic; aquestes han de constar a les metadades (dades que porten informació sobre les mateixes dades, descriuen el context, contingut i estructura dels documents i la seva gestió al llarg del temps):

• Fiabilitat, que serveixi de prova
• Autenticitat, que persisteixi al llarg del temps
• Integritat, no haver estat alterat
• Disponibilitat, poder ser recuperat i localitzat